Een veelzijdig bedrijf als Schiphol houdt zich, naast het afhandelen van vliegtuigen, ook bezig met het verhuren van ruimte aan winkeliers, horecagelegenheden en andere bedrijven. De afdeling Permits, Data en Allocatie (PDA) heeft een belangrijke verantwoordelijkheid in het verwerken van ruimtelijke data waarmee het verhuurbaar vloeroppervlak kan worden bepaald. Elk jaar op 1 juli is er een wettelijk bepaald meetmoment en moet alle ruimtelijke data in het data management systeem up-to-date en beschikbaar zijn. Compris is gevraagd om de volledige projectorganisatie op zich te nemen en te zorgen dat de 1 juli deadline wordt gehaald.
Grip op het verwerken van ruimtelijke data
Een flinke klus
Het verwerken van de ruimtelijk data is een flinke klus waarbij niet alleen dossiers verwerkt dienen te worden, maar waarbij ook fysiek moet worden ingemeten op locatie. Daarnaast moet data in verschillende systemen worden gemuteerd en dient de vloerbenutting te worden bepaald. Om de deadline te behalen, heeft Compris een strakke planning geïntroduceerd waarop dagelijkse coördinatie en aansturing heeft plaatsgevonden. Tijdens het project zijn er ook quick wins gedefinieerd die on the job zijn geïmplementeerd. Zo is er tijdwinst behaald door de taken en processen anders in te richten per medewerker. Daarnaast hebben we veel aandacht gegeven aan de menselijke kant binnen het projectteam. Van dagelijkse persoonlijke benadering, ondersteuning en motivatie tot bijvoorbeeld een ‘Daily Vitamine Energizer’ (oftewel een smoothie), om de teamspirit een extra boost te geven. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat we de deadline van 1 juli hebben weten te behalen.
Grip op het proces
Compris heeft een verkort, overzichtelijk en efficiënt werkproces geïmplementeerd, gebaseerd op heldere afspraken en duidelijke deliverables. Voor Schiphol betekent dit meer grip op het proces, meer transparantie voor de stakeholders en kunnen voldoen aan de wettelijke eisen en voorschriften die zijn gesteld. Het opgeleverde werk is zó goed bevallen, dat het hele team is gevraagd het reguliere werk voort te zetten en om verdere optimalisaties door te voeren. Zodanig dat alle data en informatie voor het volgende wettelijke meetmoment via het reguliere proces is geborgd.