De gemeente Den Haag is eigenaar en beheerder van de Hubertustunnel. Deze wegtunnel bevat vele voorzieningen die bijdragen aan de veiligheid en beschikbaarheid. Van geavanceerde brandmeldinstallatie tot noodvoorzieningen en van bewegwijzering tot het asfalt. Pompen, verlichting, het beton; alle onderdelen moeten in goede staat verkeren. Om de beschikbaarheid en de veiligheid van de tunnel te garanderen, is Compris gevraagd het aanbestedingstraject te begeleiden. De aanbesteding omvat het onderhoud van de Hubertustunnel en de bijbehorende bediening- en bewakingscentrale.

Compris is sinds maart 2018 betrokken bij de totstandkoming van de aanbesteding voor tunnel- specifieke onderhoudswerkzaamheden. In deze praktijkcase gaat het om de aanbesteding voor de Hubertustunnel die sinds 2008 in bedrijf is.

Het schrijven van een aanbesteding vereist kennis over installaties, risico’s, wensen van de gebruiker en wettelijke verplichtingen. Als asset management specialist, zorgt Compris ervoor dat de eisen en wensen van de gemeente Den Haag (die zowel asset eigenaar als beheerder is) worden vertaald in een transparante aanbesteding. Doel hierbij is om de gemeente regie te laten houden op de tunnel en haar onderhoudsprocessen.

Bron afbeelding: http://stroo.blogspot.com/2011/06/tunnelveiligheid.html

Compris is betrokken bij het project vanaf aanbesteding strategie tot en met gunning. Hiervoor wordt het gehele programma van eisen en het onderhoudsconcept, de offerteaanvraag en de overeenkomst opgesteld. In goed overleg met de contractmanager, de technisch beheerder en de afdeling inkoop stemt Compris de eisen en KPI’s af en start het schrijven van de aanbesteding. Hierin staat de scope en de omvang van het werk per dienst/ taak omschreven met bijbehorende projectspecificaties en eisen.

De gunningcriteria worden vervolgens bepaald en naast de geïdentificeerde risico’s gelegd om te komen tot een beoordelingmatrix. De partijen die zich inschrijven worden op deze manier objectief en eerlijk beoordeeld in lijn met wetgeving, eisen en doelen van de opdrachtgever.

Contract management en Requirements management vormen de expertisegebieden van Compris binnen deze opdracht. Totale ontzorging op het gebied van de aanbesteding is het uitgangspunt.

Requirements management is onderdeel van deze opdracht voor de gemeente Den Haag. Om tot een effectief onderhoudsconcept te komen, zijn risico’s en eisen aan beschikbaarheid onderzocht. Gezien de hoeveelheid, en de diversiteit aan assets in de tunnel, stuurt Compris met de gemeente Den Haag op een aanbesteding waarin het onderhoud en de beschikbaarheid in haar totaliteit geborgd is. De ventilatiesystemen, belichting, bewegwijzering, bebording, de brandmeldcentrale, blusinstallaties en andere noodvoorzieningen, het beton, het asfalt, de algehele constructie, de pompen, de communicatieapparatuur, het besturingssysteem, alles moet worden meegenomen voor een integrale aanpak.

De 1.6 kilometer lange Hubertustunnel moet voldoen aan de Warvw (Wet aanvullende regels veiligheid wegtunnels). Elke tunnel met een gesloten deel, langer dan 250 meter, moet voldoen aan deze verplichtingen. Onderdeel hiervan zijn additionele veiligheidsmaatregelen. Daarnaast staan hier de taken van de tunnelbeheerder in omschreven. Voor Compris de taak om ook deze wettelijke eisen door te vertalen.

Het overkoepelende doel van Compris is om asset management te laten werken voor de Gemeente Den Haag. Wanneer de aanbesteding gereed is, zet de gemeente deze uit en mogen gekwalificeerde partijen zich inschrijven. Compris is betrokken bij het beantwoorden van eventuele vragen in het tendertraject en de beoordeling van de ontvangen offertes. Als onafhankelijke adviseur helpen wij tot slot met het opstellen van de uiteindelijke overeenkomst en het borgen van de documenten en kennis. Compris is als partner betrokken bij het gehele aanbesteding traject.