Hoe blijft een oude Jeep in stand? Met deze vijf principes wordt asset management de succesfactor van je organisatie.

Bij Compris roepen we altijd: asset management is geen sausje dat je over je organisatie giet. Het is een way of life, het zit in je DNA. Een organisatie met complexe assets – denk aan machineparken, transportsystemen, technische installaties – kan het zich niet veroorloven om laconiek met die assets om te gaan. Dan wordt het chaos, en dat is geen vruchtbare bodem voor succes.

Hoe maak je van asset management je ‘way of life’: daarvoor hanteren we bij Compris vijf principes. Hoeveel kun je er afvinken voor jouw organisatie?

De vijf principes

1. Weet wat je beheert

Denk aan je huis en alle (inbouw)apparatuur die daarbij hoort: de cv-ketel, keukenapparatuur, de wasmachine. Deze apparaten kunnen een storing krijgen, kapot gaan, er is onderhoud nodig, et cetera. Dan is het prettig als iedereen weet waar de aankoopbonnen en garantiebewijzen liggen. En wie het onderhoud doet tegen welke voorwaarden. Ook is het handig om snel iets te kunnen opzoeken in een gebruiksaanwijzing. En dat iedereen in het huishouden diezelfde informatie heeft.

Dit principe is één op één door te trekken naar asset management. Alle informatie over je assets moet geordend zijn en eenvoudig toegankelijk voor iedereen die ermee te maken heeft. Hiermee voorkom je dat allerlei brokjes informatie bij verschillende mensen staan. En dat informatie verdwijnt als collega X van baan wisselt. Dus: inventariseer je assets en zet alle informatie handig bij elkaar op een manier die door alle betrokkenen gedragen wordt. En vooral: hou die informatie up-to-date.

2. Zorg dat assets blijven doen wat ze moeten doen

Stel: je hebt een oude Jeep. Daarmee doe je je dagelijkse boodschappen, verder staat hij voornamelijk stil. Wel moet hij elk jaar voor de APK en zal hij regelmatig een onderhoudsbeurt moeten hebben, waarbij de kans groot is dat diverse onderdelen aan vervanging toe zijn. Is het je dat waard voor een auto waar je alleen boodschappen mee doet? Wordt het geen tijd hem te vervangen door een nieuwer en kleiner model, zodat je onderhoudskosten een stuk lager worden?

Moraal van het verhaal: koppel niet alleen bij aanschaf de doelstellingen van je assets aan die van je bedrijf. Stem ook het onderhoud daarop af, zodat je assets blijven doen waarvoor je ze hebt aangeschaft. Meer onderhoud dan nodig brengt te veel kosten met zich mee. Met minder onderhoud zal de performance van je assets dalen.

3. Bouw succesvolle relaties op met leveranciers, klanten én de interne organisatie

Veel werkzaamheden doe je als organisatie niet zelf, die besteed je uit. Aan een onderhoudspartij bijvoorbeeld. Of aan de leverancier, die op regelmatige basis langskomt voor een inspectie. Afspraken daaromtrent – hoe vaak, hoe intensief – worden vastgelegd in een onderhoudscontract. Afspraken met je klanten leg je vast in een Service Level Agreement (SLA).  Die afspraken zijn van groot belang voor een langdurige en succesvolle samenwerking en het voorkomen van conflicten.

Hetzelfde geldt voor interne afspraken! Stel afdeling X heeft een datacenter, en afdeling Y is verantwoordelijk voor het klimaatsysteem van het gebouw waarin het datacenter is gehuisvest. Dan moeten afdeling X en Y helder afspreken wie wat moet doen als bijvoorbeeld de temperatuur in het gebouw plotseling oploopt. Dit soort interne relaties worden vaak vergeten, maar zijn wel degelijk belangrijk.

4. Houd aandacht voor het meten en verbeteren van prestaties

Of je nou je KPI’s blijft aanscherpen of per machine kijkt hoe hij beter kan presteren: voortdurend verbeteren is in onze visie één van de kernprincipes van asset management. Prestaties meten en op basis daarvan een verbeterplan maken. Kijk wel of verbeteren daadwerkelijk iets oplevert. Sportvelgen op voornoemde oude Jeep zetten heeft functioneel gezien geen zin: dat is hooguit een cosmetische verbetering.

5. Zorg dat je duidelijk hebt wat je voor wie doet

Wie is je opdrachtgever, wat heeft hij nodig en waarom? De ‘waarom’-vraag achter de vraag is uiterst belangrijk. Als niet duidelijk is waarom je iets neerzet, is de kans groot dat je het verkeerde neerzet. Dan plaats je gaskachels terwijl je beter een HR-ketel had kunnen installeren.

Implementatie van de vijf principes geeft je de regie over je assets. Asset management is je way of life geworden. Er ontstaat rust in de organisatie, en dat is wél een vruchtbare bodem voor succes. Een bedrijf dat de controle heeft over zijn assets is in de gelegenheid om te excelleren en te groeien.

Welke van de vijf principes kun je afvinken voor jouw organisatie? En welke niet?

⃝    Weet wat je beheert
⃝    Zorg dat je assets blijven doen wat ze moeten doen
⃝    Bouw succesvolle relaties op met leveranciers, klanten en de interne organisatie
⃝    Houd aandacht voor het meten en verbeteren van prestaties
⃝    Zorg dat je duidelijk hebt wat je voor wie doet