Hoe blijft een oude Jeep in stand? Met deze vijf principes wordt asset management de succesfactor van je organisatie.

Bij Compris roepen we altijd: asset management is geen sausje dat je over je organisatie giet. Het is een way of life, het zit in je DNA. Een organisatie met complexe assets – denk aan machineparken, transportsystemen, technische installaties – kan het zich niet veroorloven om laconiek met die assets om te gaan. Dan wordt het chaos, en dat is geen vruchtbare bodem voor succes.

Hoe maak je van asset management je ‘way of life’: daarvoor hanteren we bij Compris vijf principes. Hoeveel kun je er afvinken voor jouw organisatie?

De vijf principes

1. Weet wat je beheert

Denk aan je huis en alle (inbouw)apparatuur die daarbij hoort: de cv-ketel, keukenapparatuur, de wasmachine. Deze apparaten kunnen een storing krijgen, kapot gaan, er is onderhoud nodig, et cetera. Dan is het prettig als iedereen weet waar de aankoopbonnen en garantiebewijzen liggen. En wie het onderhoud doet tegen welke voorwaarden. Ook is het handig om snel iets te kunnen opzoeken in een gebruiksaanwijzing. En dat iedereen in het huishouden diezelfde informatie heeft.

Dit principe is één op één door te trekken naar asset management. Alle informatie over je assets moet geordend zijn en eenvoudig toegankelijk voor iedereen die ermee te maken heeft. Hiermee voorkom je dat allerlei brokjes informatie bij verschillende mensen staan. En dat informatie verdwijnt als collega X van baan wisselt. Dus: inventariseer je assets en zet alle informatie handig bij elkaar op een manier die door alle betrokkenen gedragen wordt. En vooral: hou die informatie up-to-date.

2. Zorg dat assets blijven doen wat ze moeten doen

Stel: je hebt een oude Jeep. Daarmee doe je je dagelijkse boodschappen, verder staat hij voornamelijk stil. Wel moet hij elk jaar voor de APK en zal hij regelmatig een onderhoudsbeurt moeten hebben, waarbij de kans groot is dat diverse onderdelen aan vervanging toe zijn. Is het je dat waard voor een auto waar je alleen boodschappen mee doet? Wordt het geen tijd hem te vervangen door een nieuwer en kleiner model, zodat je onderhoudskosten een stuk lager worden?

Moraal van het verhaal: koppel niet alleen bij aanschaf de doelstellingen van je assets aan die van je bedrijf. Stem ook het onderhoud daarop af, zodat je assets blijven doen waarvoor je ze hebt aangeschaft. Meer onderhoud dan nodig brengt te veel kosten met zich mee. Met minder onderhoud zal de performance van je assets dalen.

3. Bouw succesvolle relaties op met leveranciers, klanten én de interne organisatie

Veel werkzaamheden doe je als organisatie niet zelf, die besteed je uit. Aan een onderhoudspartij bijvoorbeeld. Of aan de leverancier, die op regelmatige basis langskomt voor een inspectie. Afspraken daaromtrent – hoe vaak, hoe intensief – worden vastgelegd in een onderhoudscontract. Afspraken met je klanten leg je vast in een Service Level Agreement (SLA).  Die afspraken zijn van groot belang voor een langdurige en succesvolle samenwerking en het voorkomen van conflicten.

Hetzelfde geldt voor interne afspraken! Stel afdeling X heeft een datacenter, en afdeling Y is verantwoordelijk voor het klimaatsysteem van het gebouw waarin het datacenter is gehuisvest. Dan moeten afdeling X en Y helder afspreken wie wat moet doen als bijvoorbeeld de temperatuur in het gebouw plotseling oploopt. Dit soort interne relaties worden vaak vergeten, maar zijn wel degelijk belangrijk.

4. Houd aandacht voor het meten en verbeteren van prestaties

Of je nou je KPI’s blijft aanscherpen of per machine kijkt hoe hij beter kan presteren: voortdurend verbeteren is in onze visie één van de kernprincipes van asset management. Prestaties meten en op basis daarvan een verbeterplan maken. Kijk wel of verbeteren daadwerkelijk iets oplevert. Sportvelgen op voornoemde oude Jeep zetten heeft functioneel gezien geen zin: dat is hooguit een cosmetische verbetering.

5. Zorg dat je duidelijk hebt wat je voor wie doet

Wie is je opdrachtgever, wat heeft hij nodig en waarom? De ‘waarom’-vraag achter de vraag is uiterst belangrijk. Als niet duidelijk is waarom je iets neerzet, is de kans groot dat je het verkeerde neerzet. Dan plaats je gaskachels terwijl je beter een HR-ketel had kunnen installeren.

Implementatie van de vijf principes geeft je de regie over je assets. Asset management is je way of life geworden. Er ontstaat rust in de organisatie, en dat is wél een vruchtbare bodem voor succes. Een bedrijf dat de controle heeft over zijn assets is in de gelegenheid om te excelleren en te groeien.

Welke van de vijf principes kun je afvinken voor jouw organisatie? En welke niet?

⃝    Weet wat je beheert
⃝    Zorg dat je assets blijven doen wat ze moeten doen
⃝    Bouw succesvolle relaties op met leveranciers, klanten en de interne organisatie
⃝    Houd aandacht voor het meten en verbeteren van prestaties
⃝    Zorg dat je duidelijk hebt wat je voor wie doet

Het begon allemaal met de ondernemerszin van Ren van ’t Slot. Vijftien jaar geleden in Velsen. Koersvast rolt hij – eerst nog in klein teamverband – Compris uit tot wat het nu is: een gezonde organisatie met 30 Asset Management Professionals.

Intussen  gehuisvest in WTC Schiphol verandert Compris moeiteloos mee met de asset management behoefte van haar bestaande en potentiële opdrachtgevers. “Goed asset management is geen modetrend. Het is vooruitzien met specialistische kennis van het vak,” aldus Ren van ’t Slot.

Vooruit kijken

Met vijftien jaar ervaring op zak staat Compris voor het professioneel organiseren van asset management. Ren vervolgt: “Geen stilstand, maar continuïteit. Dat is wat alle asset managers willen. Alles moet blijven draaien. En organiseer je dit goed, dan draagt asset management bij aan de continuïteit van je bedrijfsvoering. Met oog voor die continuïteit, levert Compris specialistische kennis van alle facetten van asset management.”

“Als organisatie staat Compris zelf ook niet stil en heeft zich het asset management vak meer dan meester gemaakt. Met gepaste trots positioneren we ons vanaf heden als ‘Meesters in beheer’ in de breedste zin van het woord. De nadruk ligt op sparren, leren en samen ontwikkelen van de meest passende oplossing in uiteenlopende klantsituaties die vragen om professioneel asset management. Bij deze positionering hoort een nieuwe uitstraling. Binnenkort presenteren wij ons in een beter passende outfit; een nieuwe huisstijl en een nieuwe website. Wij houden u op de hoogte.”

Samenwerken en samen werken

“Zonder onze professionals en opdrachtgevers geen lustrummoment. We zijn dan ook erg trots op onze Asset Management Professionals die, ieder met eigen kennis en expertise, Compris hebben gebracht tot waar we nu staan. Met veel plezier werk(t)en zij al samen aan inspirerende asset management opdrachten met ADM, CVG Papier, Delta Milieu, Norit, Provincie Noord-Holland, Schiphol Group, TNT, GDH, APMT, HTM, Tata, Gasunie en Bol.com.”

“Wij geloven in samenwerking om het asset management vak naar een hoger niveau te tillen. We blijven heel graag met opdrachtgevers sparren om van elkaar te leren,” besluit Ren.

De top-100 van bedrijven in railinfra, water, energie en luchtvaartsector: ze waren te vinden op de IAM Exchange in Londen. Doel van deze bijeenkomst is het uitwisselen van kennis en ervaringen op het gebied van asset management. Compris was ook van de partij.

Veelbesproken thema’s

“Alle aanwezige bedrijven hebben hun eigen specifieke uitdagingen op het gebied van asset management en de life cycle van die assets”, aldus Martijn Bakker. ‘Veelbesproken onderwerp op de Exchange was het vinden van de balans tussen investeren (CAPEX) en onderhouden (OPEX) en de optelsom daarvan (TOTEX), waarbij wordt gekeken naar de gewenste prestaties, de kosten en risico’s. “Een ander belangrijk onderwerp was ‘asset data management’. Hoe krijg je grip op je informatievoorziening en hoe kun je daarmee je bedrijf laten excelleren? Over al deze onderwerpen hebben we als Compris onze expertise kunnen delen.”

Investeringshorizon

“Wat ons opviel was dat veel van de aanwezige bedrijven werken met een lange life cycle”, zegt Ren van ’t Slot, directeur van Compris. “Zij hebben de investeringshorizon vergroot. Denk aan waterbedrijven: zij hebben leidingen die misschien al dertig jaar in de grond liggen. Wat moet je daarmee doen? Voor ons is dit een bevestiging van onze overtuiging dat je moet inzetten op asset data management. Daar zit voor die bedrijven echt de uitdaging.”

Asset Management als succesfactor in de bedrijfsvoering: dat is de boodschap die Compris uitdraagt in het programma Ondernemerszaken van RTL. Het item was te zien op 9, 10 en 11 maart 2015 op RTL 7 en is terug te vinden op de website van RTL Ondernemerszaken.

Groeiend vakgebied

Asset management is een groeiend vakgebied dat steeds meer aandacht krijgt van zowel de publieke als de private sector. Tegelijkertijd is het voor deze organisaties een grote uitdaging om het asset management professioneel en effectief op te zetten, mensen op te leiden en de kennis in huis te houden.

Samenspel van verschillende disciplines

In Ondernemerszaken betoogt Compris dat asset management een soepel samenspel moet zijn tussen asset data Management, maintenance management en contract management, waarbij het precieze recept verschilt per klant en per opdracht. Resultaat: een excellerende organisatie, aldus Compris in het item.

Sofie Gale

‘We vonden het erg leuk om ons verhaal te vertellen voor de camera’, zegt directeur Ren van ’t Slot. ‘De opnamen dwongen ons ook om onze toegevoegde waarde krachtig te verwoorden. Wat betekenen wij nou écht voor onze klanten? Dit is waar we op uitkwamen: asset management als succesfactor voor de bedrijfsvoering. Daar staan we vierkant achter.’

© RTL Ondernemerszaken (2015), Motion Media BV